Разработка CRM для аутсорсинговой компании

Проект из общего портфолио команды Лонг Кэт. Он показывает наш опыт разработки и не относится к трём ИИ-проектам Вайба. Кейс на основном сайте ↗

Аутсорсинговое агентство "Резерв Силы" — компания, которая занимается подбором персонала, такого как клининг, разнорабочие, подсобный персонал, комплектовщики, упаковщики, грузчики и прочие, для выполнения различных услуг на объектах.

Среди клиентов компании — торговые центры, стройки, бизнес-центры и прочие объекты.

В базе у организации — несколько сотен внештатных сотрудников, и каждый день необходимо отслеживать их занятость на различных объектах, а также своевременные выходы на смены.

Сайт компании — https://www.rezervsil.ru/

Текущая ситуация и задачи компании

У компании были следующие запросы:

• Заведение и учёт заявок в систему;
• Заведение и учёт заказчиков в систему;
• Заведение и учёт сотрудников в систему;
• Формирование бригад и контроль над ними;
• Учёт заработной платы;
• Отслеживание начислений и выплат;
• Заведение пользователей системы и управление их доступами.

Мы изучили требования заказчика и предложили разработку индивидуальной CRM-системы с возможностью ресурсного планирования. Был проведён анализ бизнес-процессов компании, включая учёт и ведение рабочих, учёт поступлений, начислений и оплат, а также сбор и анализ статистических данных по объектам. На основе этого анализа были определены ключевые функциональные требования, которые были интегрированы в разрабатываемую CRM-систему.

Что из себя представляет система

В текущей версии системы основными разделами являются "Заявки", "Бригады" и "Зарплата".

Заявки

Заявки в системе создаются вручную ответственным сотрудником. Заявки можно создать как на один день, так и на несколько дней вперед сразу. Такие заявки называются “Мастер-заявка”.

После создания заявки в неё начинается набор рабочих. Рабочих можно добавить как вручную, так и автоматически: если уже была такая же заявка, то рабочие, которые работали на предыдущей заявке, автоматически продублируются в новую. Таким образом, если была создана мастер-заявка, то нет необходимости каждый день добавлять в неё рабочих — пока работник не уйдёт на выходной, он будет добавляться автоматически.

Помимо добавления рабочего через кнопку «Добавить» предусмотрена умная система рекомендаций. Она устроена таким образом, что в первую очередь рекомендуются сотрудники, которые уже работали на этом объекте, имеют наивысший статус, а также в данный момент нигде не заняты.

Если нужно быстро заполнить список работниками с какой-либо старой заявки, то предусмотрена кнопка дублирования рабочих. Для этого в модальном окне нужно выбрать из какой именно заявки нужно продублировать рабочих.

Бригады

Когда заявка заполнена рабочими, необходимо проконтролировать их выход на рабочее место. Для этого менеджер выезжает на объект и отмечает на планшете кто вышел, а кто нет. Для этого и предусмотрен раздел “Бригады”. В раздел попадают все рабочие, которых назначили на заявку.

Если рабочий, которого не было в заявке, приехал сразу на объект, то его можно оперативно добавить сразу в бригаду.

А если рабочего нужно срочно переместить в другую бригаду, то предусмотрено перемещение прямо в разделе “Бригады”.

Зарплата

Когда смена окончена, работникам необходимо проставить отработанные часы и начислить заработную плату. Ответственный менеджер проставляет часы в разделе “Зарплата”. Таким образом можно отслеживать, отработал ли рабочий смену или уже ушел раньше.

Когда наступает время выплаты зарплаты, система автоматически формирует зарплатную ведомость. Для этого автоматически подсчитываются отработанные часы и умножаются на ставку рабочего. Если у него были штрафы или начислении премии, то это также автоматически подсчитывается и отражается в ведомости. Когда сотрудник получает зарплату на руки, менеджер отмечает это в ведомости.

Для получения оперативной сводки по всем начислениям предусмотрен соответствующий раздел.

А для получения информации о выплатах рабочим предусмотрен раздел “Выплаты”.

В разделе “Свод” объединены начисления и выплаты вместе по месяцам.

Пользователи

Работа менеджеров также подсчитывается, так как в компании для них существует план. Исходя из выполнения плана менеджерам идет начисление премии. Подсчет плана ведется в разделе “Пользователи”.

У менеджеров также бывают и штрафы. Начисление штрафов происходит в том же разделе.

Для просмотра занятости менеджеров предусмотрен график работы. У каждого менеджера он индивидуальный, так как кто-то выезжает на объекты, а кто-то работает в офисе.

В системе предусмотрено логирование действий, с помощью него можно оперативно узнать - кто загрузил какой-либо документ или кто добавил рабочего в заявку.

Дашборды

В системе предусмотрены различные дашборды для удобного просмотра ключевых показателей рабочих, менеджеров, а также начислений и выплат.
Дашборд “Оплата” показывает начисления и выплаты, а также задолженность от заказчиков.

Дашборд “Сотрудники” показывает сколько рабочих заняты на объектах, а сколько ушли на выходной.

Дашборд “Заявки” отображает сколько заявок в каждом статусе.

Дашборды “Сезонная активность” и “Активность менеджеров” отображает работу менеджеров в виде графиков - сколько было набрано рабочих, сколько из них вышли, сколько начислено и сколько выплачено.

Заказчики

Помимо отслеживания начислений и выплат рабочим в системе предусмотрено выставление счетов и отслеживание поступлений и от заказчиков.
Вся информация отражается в разделе “Заказчики”.

В разделе “Общий отчет” можно посмотреть всю ключевую информацию по заявкам с разбивкой по каждому объекту.

А если на объекте предусмотрен транспорт, то оплата за этот транспорт также рассчитывается.

Задолженность от заказчиков рассчитывается автоматически в разделе “Поступления”.

А выставление счетов и контроль оплат по счетам в разделе “Счета”.

Прочее

Помимо перечисленных в системе предусмотрены следующие модули:

• Юридические лица - справочник с собственными юридическими лицами;
• Роли - разграничение доступов к системе;
• Отображение заявок в виде канбан доски - для удобства просмотра, если неудобно работать с таблицей;
• Множество фильтров к заявкам и бригадам.
• Автоматическая установка статусов и рейтингов рабочим - система сама посчитает прогуливал ли рабочий смены или же выходил исправно ежедневно и исходя из данных выставит ему соответствующий статус.
• Система предупреждений - предусмотрены различные предупреждения, например, если рабочий не является на смену, то у менеджера появится предупреждение, что такого рабочего нужно оповестить о штрафе.

Итоги

Разработка подобной системы будет полезна компаниям, которые занимаются управлением персоналом, и которая не может найти себе подходящую CRM. Либо компания боится использовать облачные системы по причинам безопасности.

Срок разработки подобной системы составляет менее чем полгода. Стоимость разработки, конечно больше чем аренда готовой системы. Однако в некоторых случаях она сопоставима со стоимостью лицензии готовой системы на ~50 сотрудников с оплатой на 3 года.

MVP версия системы внедрена в работу и используется заказчиком, а мы продолжаем развивать продукт дальше.